Huishoudelijk reglement

Artikel 1. Algemene bepalingen

De vereniging, genaamd

‘Sambam Percussiegroep Achterhoek’, hierna te noemen “de vereniging”

is op 19-07-2019 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75404915 en is p/a gevestigd te Gaanderen.

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing, zoals deze laatstelijk gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld werd tijdens de algemene ledenvergadering op 15-11-2022.

Artikel 2. Leden

De vereniging bestaat uit:

Leden:

Leden zijn natuurlijke personen die zijn toegelaten tot het lidmaatschap.
Als lid worden toegelaten personen die uit muzikale belangstelling deel willen nemen aan de groep.
Het bestuur houdt een VGA-proof lijst bij waarin de NAW gegevens van de leden zijn opgenomen. Verwerking van gegevens vindt plaats nadat het lid daarmee schriftelijk heeft ingestemd.
Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als, na herhaalde schriftelijke aanmaning, aan het einde van het boekjaar blijkt dat niet aan alle geldelijke verplichtingen is voldaan. Tevens kan opzegging plaatsvinden bij geconstateerd niet tolereerbaar of (zeer) onredelijk gedrag van een lid. Ontzetting van een lid door de vereniging is mogelijk als het lid de vereniging onredelijk benadeelt of heeft gehandeld in strijd met het reglement, besluiten en/of gemaakte afspraken.
Nieuwe leden krijgen een welkomstbrief, waarin de hoogte van de contributie vermeld staat.

Artikel 3. Oefenlocatie en lessen

Oefenavond is elke dinsdagavond (met uitzondering van de schoolvakanties) van 20.00 uur tot 21.30 uur, de deur is geopend om 19.30 uur.
Locatie:

Muziek vereniging de Vriendschap clubgebouw “Da Capo”

Varsseveldseweg 182,

7003 AD Doetinchem

De ingang is beneden, daar is ook de kantine, we spelen in de ruimte boven, er is een traplift aanwezig en een brandblusser.
De oefenlocatie biedt ruimte voor het opslaan van muziekinstrumenten. Muziekinstrumenten dienen voorafgaand aan de les te worden opgesteld en na de les te worden opgeborgen in de daarvoor bestemde ruimte.
Voor en/of na de lessen kan de kantine worden gebruikt voor de onderlinge sociale contacten. Zelf meegebrachte dranken etc. kunnen dan worden genuttigd.
Sambam leden zijn samen verantwoordelijk voor het schoon en netjes achterlaten van de oefenlocatie.
Het gebouw is verzekerd door De Vriendschap.

Artikel 4. Docent

De lessen worden elke dinsdag verzorgd door onze docent.
Deze zal zo veel als mogelijk, ook bij optredens aanwezig zijn.
Mocht hij verhinderd zijn, dan neemt iemand uit onze groep, voor zover mogelijk, zijn rol over.
Met de docent worden door het bestuur afspraken gemaakt over vergoedingen. Tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt hierover verantwoording afgelegd door het bestuur.

Artikel 5. Het lidmaatschap

De aanmelding geschiedt door invulling van een aanmeldingsformulier op de website,
Het lidmaatschap wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd.
Het lidmaatschap van onze vereniging kan per 3 maanden worden opgezegd. Opzegging dient te geschieden de laatste dag voor het begin van het volgende kwartaal. Bij niet tijdige opzegging wordt het kwartaal gerekend vanaf de eerste dag van het volgende kwartaal.
Opzeggen lidmaatschap alleen schriftelijk of per e-mail naar bestuur@sambam.nl.
Het verenigingsjaar loopt van 1 september t/m 31 augustus.
De contributie dient ( vooraf) door de leden maandelijks, uiterlijk op de 1ste van de maand, voldaan te worden via automatische incasso op bankrekening nummer NL22RABO0344435504 t.n.v. SamBam Percussiegroep Achterhoek. Bij een ingangsdatum in een lopende maand, bedraagt de contributie het naventante deel van de maand.
Wanneer de contributie niet is voldaan, volgt een aanmaning.
Bij het uitblijven van betaling volgt een royement, zie ook artikel 2 onder 4.
De hoogte van de contributie houdt geen enkel verband met de mate waarin een lid gebruik maakt van de producten en/of diensten. De contributie wordt op basis van een vaste kostenomslag over de leden over het hele jaar vastgesteld.

Artikel 6. Rechten en plichten van leden

Alle leden hebben de hierna te noemen rechten en plichten:

Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van het huishoudelijk reglement te ontvangen.
Zij hebben het recht om deel te nemen aan activiteiten van de vereniging.
Zij hebben het recht om deel te nemen aan stemmingen in de algemene vergaderingen.
Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
Zij hebben de plicht tot naleving van de het huishoudelijk reglement van de vereniging, alsmede van de door het bestuur gegeven richtlijnen.

Artikel 7. Praktische zaken

1.Kleding. SamBam stelt shirts en jassen ter beschikking, deze zijn eigendom van SamBam en mogen uitsluitend gedragen worden bij optredens, in combinatie met een witte broek. Er is ruimte voor het dragen van (passende) hoofddeksels, gebruik van verlichting etc. Leden in de proeftermijn van 3 maanden krijgen bij onze optredens SamBam kleding uitgereikt. Direct na het optreden wordt deze kleding weer ingeleverd bij het bestuur. Datzelfde geldt voor gastspelers. Na afloop van de proeftermijn en het aangaan van een definitief lidmaatschap, wordt aan die leden de SamBam kleding in bruikleen verstrekt. Daartoe wordt een bruikleenbewijs getekend.

Bij verlies of verwassing van het shirt is het lid 45 euro verschuldigd.
Ziekte. Indien een lid 3 maanden ziek is en de ziekte nog voortduurt, is het lid vanaf dat moment slechts de helft van de contributie verschuldigd.
In dit geval benadert het lid iemand van het bestuur met het voorstel voor een regeling.
Onvoorziene omstandigheden. Een uitzonderlijke omstandigheid ontstaat als geen van partijen deze heeft kunnen voorzien.
Bij een lidmaatschap van een vereniging is er geen sprake van wederkerigheid van rechten en plichten. Dus als een activiteit niet kan doorgaan staat dat los van de contributie. Dus leden blijven deze verschuldigd.
Bij een tekortkoming die de vereniging niet kan worden toegerekend is er sprake van overmacht, bijvoorbeeld bij een pandemie.
Gehoorbescherming. Ieder lid is verplicht zelf te zorgen voor goede gehoorbescherming.
SamBam is niet aansprakelijk voor gehoorbeschadiging.
Leden spelen binnen altijd met gehoorbescherming.
Whatsapp. De leden zijn toegevoegd aan de algemene SamBam app, en de Bloco Amizade app . Bloco Amizade is een app ontstaan door Dudu waar alle leden op vermeld staan die hij les geeft. Deze wordt gebruikt voor gezamenlijke optredens. Hierop worden mededelingen gedaan zoals afwezigheid, verzoek voor optredens. Het verzoek is om dit zakelijk te houden.

Als leden elkaar antwoorden dan doen zij dit in een persoonlijke app.

Ook is er een oefenapp. Hierin staan video’s. Aan het eind van elke les is wordt er ruimte gemaakt om het geoefende materiaal, indien gewenst, op te nemen en dit wordt in deze app geplaatst. Zo kun je thuis oefenen. Er zijn 3 beheerders die videomateriaal kunnen plaatsen.

Ook is er een optreden app waar de definitieve optredens op komen te staan. De optredens worden geïnventariseerd via de DATUMPRIKKER. Bij een positieve opgave in de datumprikker gaan we er vanuit dat daadwerkelijk zal worden deelgenomen aan de activiteit en/of het optreden. Bij onvoorziene omstandigheden wordt overlegd met het bestuur.

Wij houden ons aan de AVG, zie bijgevoegd formulier.

Artikel 8. Bestuur

Het bestuur bestaat uit drie personen, de voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur bestuurt de vereniging. Zij is daarover verantwoording schuldig aan de ledenvergadering.
De bestuursleden worden benoemd door en vanuit de ledenvergadering.
Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 2 jaar met de mogelijkheid van herbenoeming van één termijn. Hiertoe wordt een rooster van aftreden opgemaakt waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur.
Het bestuur vergadert tenminste viermaal per jaar en voorts wanneer de voorzitter of twee leden van het bestuur zulks wenselijk achten.
Zijn alle leden van het bestuur aanwezig dan kan met algemene stemmen ook beslist worden over zaken die niet op de agenda vermeldt staan.
Van de bestuursvergaderingen wordt een verslag gemaakt.
Bestuursvergaderingen kunnen zo ingericht worden dat op dezelfde datum/avond vóór aanvang van de bestuursvergadering een vergadering met een aanmerkelijk belang van leden of de vereniging plaats kan vinden.
Het bestuur kan voor het verrichten van bijzondere taken een commissie benoemen, terwijl ook de algemene vergadering een voorstel hiertoe kan doen. Deze commissies zijn verantwoording schuldig aan het bestuur en de algemene vergadering.
Aan het begin van het nieuwe verenigingsjaar ( vooraf aan de jaarlijkse ledenvergadering) zorgt onze penningmeester voor de jaarrekening. Deze wordt aan de leden gepresenteerd, ook zal de begroting voor het nieuwe jaar uitgelegd worden.

Artikel 9. Algemene ledenvergadering

Jaarlijks wordt aan het begin van het nieuwe verenigingsjaar een algemene vergadering gehouden waar het bestuur o.m. verantwoording aflegt over het gevoerde beleid door middel van een verslag en de jaarstukken over het afgelopen jaar.
De oproeping voor de algemene vergadering vindt tenminste 14 dagen voor de vergaderdatum plaats onder vermelding van de agenda.
De oproeping voor de algemene vergadering zal via e-mail plaats vinden.
Stemmingen over personen vinden schriftelijk plaats en over zaken mondeling tenzij tenminste drie leden aangeven schriftelijk te willen stemmen.

Artikel 10. Kascommissie

Conform het reglement worden door de algemene vergadering de leden van de kascommissie benoemd.
De kascommissie bestaat uit twee leden, niet zijnde bestuursleden.
De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. De kascommissie controleert tenminste één maal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.

Artikel 11. Besluitvorming

Besluitvorming gebeurt bij gewone meerderheid, als de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Artikel 12. Aansprakelijkheid van de leden

Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt in principe geacht veroorzaakt te zijn door de laatste gebruiker(s), tenzij het tegendeel door de betrokkene(n) kan worden aangetoond.

Artikel 13. Wijziging van het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 14. Slotbepalingen

Ieder lid en/of verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.

Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na de aangenomen wijziging.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 15-11-2022

Namens het bestuur van de vereniging.